Tijd & facturatie

Uren schrijven (stopwatch, snelinvoer, handmatig), afboeken, en van factureerwachtrij naar verzonden factuur.

English version: /guides/time-and-billing

Wat is dit? Tijd die je aan een zaak besteedt, schrijf je op het dossier — ook als de zaak niet per uur wordt gefactureerd (bijvoorbeeld bij een vaste prijs of een toevoeging). Zo blijft altijd zichtbaar hoeveel werk er in een dossier zit. Factureren gebeurt per dossier, vanuit de geschreven uren.

Drie manieren om tijd te schrijven

Alle drie komen ze in dezelfde urenadministratie van het dossier terecht:

1. Met de stopwatch (terwijl je werkt)

1. Klik in de bovenbalk op Tijd schrijven. Het stopwatchvenster opent.
2. Klik op Start als je begint; Pauzeer en Hervat kunnen tussendoor. De timer loopt door zolang het venster open is.
3. Klaar? Zoek het Dossier (zoek op nummer of naam), kies een Activiteitcode, vul de Omschrijving in (“Waaraan heb je gewerkt?”). Het veld Te schrijven uren is ingevuld vanuit de timer — pas aan indien nodig.
4. Klik op Tijd schrijven.

2. Met snelinvoer (één regel typen)

Bekijk het in beeld:

1. Klik in de linkerbalk op Uren. Bovenaan staat het veld Snelinvoer.
2. Typ één regel in het formaat <dossier> <duur> [activiteit] <omschrijving>, bijvoorbeeld: 2024.001 1u30 advies Telefonisch overleg cliënt. Als duur werkt onder meer 1u30, 1:30, 0,5, 30m of 90.
3. Controleer het Voorbeeld (Dossier, Duur, Activiteit, Omschrijving) en klik op Toevoegen.

3. Handmatig of achteraf

1. Klik op Uren en dan op Nieuwe boeking.
2. Zoek het Dossier, vul Datum, Gewerkte uren, Declarabele uren, Soort (Declarabel, Intern of Niet-declarabel), Activiteitcode en Omschrijving in.
3. Klik op Boeking opslaan.

De urenpagina toont je week met Weektotaal, en per week “geschreven”, “verwacht” en “verschil” — hetzelfde beeld als de dashboardwidget Mijn uren deze week.

Voorstellen uit je eigen activiteit (optioneel)

Onder Niet-geschreven activiteit kan Basenet urenboekingen voorstellen op basis van je eigen agenda, e-mail en documenten. Dit staat per gebruiker standaard uit; zet het aan met Aanzetten voor mij. Alleen jij ziet je suggesties, en er wordt niets geschreven zonder dat je op Accepteren klikt (Negeren kan altijd).

Zo boek je uren af

Wil je minder in rekening brengen dan er gewerkt is (coulance, leerwerk):

1. Klik bij de urenregel op Afboeken.
2. Vul het Nieuw declarabel aantal uren en een Reden in (verplicht).
3. Klik op Afboeking toepassen. De oorspronkelijke gewerkte uren blijven bewaard voor realisatierapportage.

Uren die op een factuur staan, zijn vergrendeld en tonen het label Gefactureerd.

Zo maak je een factuur

1. Open het dossier en klik op het tabblad Facturatie.

2. In de Factureerwachtrij staan de nog niet gefactureerde declarabele uren, met Uren, Tarief en Bedrag. Selecteer de regels die je wilt factureren.

3. Klik op Conceptfactuur maken.

4. Controleer de Conceptfactuur (Netto, Btw, Bruto). Je kunt:

   • onder Handmatige regels en correcties met Regel toevoegen een handmatige regel of Correctie toevoegen (Aantal, Bedrag in euro);
   • bij een vaste-prijsafspraak Resterende vaste prijs opnemen aanvinken.

   

5. Klik op Goedkeuren. De factuur krijgt een definitief Factuurnummer.

6. Kies onder Verzenden het Kanaal — PDF, UBL, Peppol of LEDES — en klik op Factuur verzenden. De Peppol-status zie je terug bij de factuur.

7. Daarna kun je een Betaallink maken voor de cliënt en de factuur met Naar boekhouding boeken doorzetten naar de gekoppelde boekhouding.

Het kantoorbrede factuuroverzicht staat onder Facturatie in de linkerbalk, met per factuur de Status (Concept, Goedgekeurd, Verzonden, Betaald, Gecrediteerd) en de betaalstatus.

Vaste prijs, toevoeging en andere afspraken

Op het tabblad Financieel van het dossier staat de Financiële afspraak: Standaardtarief (€/u), Vaste prijs (€), Voorschot (€), tariefuitzonderingen per medewerker, Factuursplitsingen (meerdere betalers) en Gefinancierde rechtsbijstand (toevoeging) met de Eigen bijdrage (€). Bij een toevoegingszaak die niet doorloopt als uurzaak blokkeert Basenet facturatie op uurbasis.

Wat betekent Peppol?

Peppol is een beveiligd Europees afleverkanaal voor elektronische facturen: de factuur komt direct en foutloos in het boekhoudsysteem van de ontvanger terecht, in plaats van als los PDF-bestand per e-mail. Zie ook de Begrippenlijst.