Office-invoegtoepassingen

Werk vanuit Outlook en Word met dossiers, documenten, sjablonen en clausules in Basenet.

English version: /guides/office-add-ins

Wat is dit? De Basenet-invoegtoepassingen voegen een taakvenster toe aan Outlook en Word. In Outlook archiveer je een geopend bericht met bijlagen in een dossier. In Word sla je het geopende document op bij een dossier en voeg je kantoorsjablonen of clausules in. Alle opslagacties gebruiken dezelfde dossier- en documentrechten als de kantoorapp.

De invoegtoepassingen worden door de beheerder of IT-afdeling geïnstalleerd. Zie je Basenet niet in het lint, vraag dan of de juiste invoegtoepassing voor jouw Microsoft 365-omgeving is uitgerold.

Outlook: een bericht in een dossier archiveren

1. Open het bericht in Outlook en klik op Basenet in het lint of berichtvenster.
2. Controleer het onderwerp en kies bij Message direction of het een ontvangen bericht (Inbound) of verzonden bericht (Sent) is. Bevestig dit vooral bij gedeelde, gedelegeerde of send-as-postvakken.
3. Vul de vereiste Matter id in. Matter label is een herkenbaar label voor het taakvenster.
4. Laat Include attachments aangevinkt als de bijlagen ook als documenten in het dossier moeten worden opgeslagen.
5. Klik op File to matter.

Basenet slaat de e-mail op als e-maildocument, maakt desgewenst aparte documenten voor de bijlagen en koppelt alles aan het dossier. De opslag is beveiligd met een Basenet-token en controleert of je documenten in het gekozen dossier mag aanmaken. Een identieke e-mail kan als duplicaat worden herkend in plaats van nogmaals opgeslagen.

Met New task on matter (shortcut) open je vanuit hetzelfde taakvenster de nieuwe-taakroute voor het ingevulde dossier. Kies dus eerst een dossier.

Aanmelden in Outlook

Wanneer Microsoft 365 SSO voor het kantoor is geconfigureerd, wisselt de invoegtoepassing het Office-token om voor een kortlevend Basenet-token dat alleen in het geheugen blijft. De status meldt dan M365 linked · Basenet SSO ready. Als SSO niet beschikbaar is, ondersteunt het taakvenster een persoonlijke API-token met documents:write; die expliciete fallback heeft voorrang wanneer hij is ingevuld. Vraag zo’n token en de juiste inrichting altijd aan de beheerder — deel een token nooit met anderen.

Word: het geopende document bij een dossier opslaan

1. Open het document in Word en klik op Basenet op het tabblad Home.
2. Open Save to matter.
3. Vul de vereiste Matter-id, een optioneel Matter label en de File name in.
4. Controleer de aanmeldstatus. Vul alleen wanneer SSO niet beschikbaar is de door je beheerder verstrekte API token in.
5. Klik op Save to matter.

Wanneer Microsoft 365 SSO voor Word is geconfigureerd, wisselt de invoegtoepassing het Office-token om voor een kortlevend Basenet-token met lees- en schrijfrechten voor documenten. Dat token blijft alleen in het geheugen. Als SSO niet beschikbaar is, heeft de persoonlijke token zowel documents:read als documents:write nodig: lezen voor de catalogi, schrijven voor de opslag. Alleen die handmatig ingevulde token wordt op het apparaat onthouden.

Basenet controleert je rechten, schrijft het document naar dezelfde DMS-opslag als de kantoorapp, maakt een onveranderlijke versie en registreert de handeling. Identieke inhoud in hetzelfde dossier wordt via de checksum herkend en niet als extra kopie opgeslagen.

Word: een sjabloon of clausule invoegen

• Open Template en klik bij een kantoorsjabloon op Insert template.
• Open Clause en klik bij een kantoorclausule op Insert clause.

Met een geldige leestoken komen beide lijsten uit de kantoorcatalogus in Basenet en kunnen ze op rechtsgebied worden gefilterd. Is die API niet bereikbaar of ontbreekt de token, dan kan het taakvenster een beperkte voorbeeldlijst tonen. Die voorbeeldlijst is alleen bedoeld om de invoegtoepassing te bekijken; behandel haar niet als de actuele kantoorcatalogus.

Problemen oplossen

• Matter id is required — vul eerst de interne dossier-id in.
• 401 — de token ontbreekt, is ongeldig of is verlopen.
• 403 — de token mist de vereiste scope of je hebt geen rechten op het dossier.
• 404 — het opgegeven dossier bestaat niet.
• Een melding met duplicate betekent dat Basenet de bestaande inhoud heeft herkend; dit is geen tweede opslag.

Vraag de beheerder bij een aanhoudende fout om de invoegtoepassingsconfiguratie, Microsoft 365-koppeling en je dossierrechten te controleren.