Termijnen

Fatale datums bewaken met het vierogenprincipe — termijnen aanmaken, bevestigen en opvolgen.

English version: /guides/deadlines

Wat is dit? Een termijn is een datum waarop iets uiterlijk moet gebeuren — bijvoorbeeld een beroepstermijn of een reactietermijn van de rechtbank. Een gemiste termijn kan een zaak onherstelbaar schaden. Daarom bewaakt Basenet termijnen kantoorbreed en geldt het vierogenprincipe: een termijn telt pas als “gedekt” wanneer een tweede persoon hem heeft bevestigd. In de app staat het letterlijk zo: “Vierogenprincipe: bevestiging moet door een ander dan de opsteller.”

Zo maak je een termijn aan

1. Open het dossier en klik op het tabblad Termijnen (of klik in de linkerbalk op Termijnen voor het kantoorbrede overzicht).
2. Klik op Nieuwe termijn.
3. Vul de Omschrijving in.
4. Vul de Startdatum, de Termijn (het aantal) en de Eenheid in (dagen, weken, maanden of jaren). Basenet toont direct de berekende termijn, na verschuiving voor weekend of feestdag.
5. Kies een Verantwoordelijke.
6. Verwijs naar de bron: kies een Brondocument uit het dossier, of vul een handmatige referentie in. Zonder bron kan een termijn niet worden opgeslagen (“Een termijn vereist een brondocument of een handmatige referentie.”).
7. Laat Vereist bevestiging (vierogenprincipe) aangevinkt en klik op Termijn aanmaken.

Zo bevestig je een termijn (de tweede paar ogen)

1. Open Termijnen in de linkerbalk. Een onbevestigde termijn toont de banner “Deze termijn is niet gedekt: hij moet nog worden bevestigd onder het vierogenprincipe.” en de markering Niet gedekt.
2. Controleer de omschrijving, de datum en het brondocument.
3. Klik op Bevestigen. Dit kan alleen als jij niet ook de opsteller bent.

De statussen die je tegenkomt: Concept → Voorgesteld → Bevestigd, en na afloop Gehaald of Gemist. Termijnen die er bijna zijn, krijgen de markering Loopt binnenkort af.

Waar zie je termijnen terug?

• Dashboard → widget Aankomende termijnen, met per termijn “Bevestigd” of “Wacht op dubbele controle”.
• Termijnen in de linkerbalk → alle termijnen kantoorbreed, met kolommen Termijn, Omschrijving, Status, Bron, Verantwoordelijke en Dossier.
• Het tabblad Termijnen van elk dossier.

AI-voorstellen voor termijnen

Heeft je kantoor de AI-functie “Termijnen extraheren” aangezet, dan kan Basenet dossierdocumenten lezen en termijnen voorstellen (knop Termijnen voorstellen op het dossier). Elk voorstel wordt als Concept gezet en moet altijd nog door een mens worden gecontroleerd en bevestigd onder het vierogenprincipe — er wordt nooit automatisch een termijn definitief gemaakt.