Instellingen

Voor beheerders — gebruikers, toegangsniveaus, standaarden, koppelingen, AI-functies en het auditlog.

English version: /guides/settings

Wat is dit? Onder Instellingen (linkerbalk) staan de kantoorstandaarden en je persoonlijke voorkeuren. De meeste onderdelen zijn alleen zichtbaar voor beheerders; de groep Persoonlijk ziet iedereen. De onderdelen zijn gegroepeerd in Persoonlijk, Kantoor en Beheer en toegang.

Persoonlijk

Mijn voorkeuren

“Persoonlijke voorkeuren gelden alleen voor jou en krijgen voorrang op afdelings- en kantoorstandaarden.” Denk aan je standaardinstellingen voor e-mailarchivering, tijdschrijven (standaard declarabel, afrondingsinterval) en lijsten (rijen per pagina, dichtheid Ruim of Compact). Opslaan met Mijn voorkeur opslaan, terugzetten met Mijn voorkeur wissen.

Kantoor (alleen beheerder)

Administratieve standaardinstellingen

Kantoorbrede standaardwaarden, optioneel per Afdeling verfijnd — “Specifiekere instellingen krijgen voorrang.” Instelbaar zijn onder meer:

• Briefpapierkop en Briefpapiervoet voor gegenereerd kantoorbriefpapier;
• Standaardinstellingen e-mailarchivering (automatisch archiveren, standaardmap);
• Standaardinstellingen tijdschrijven (standaard declarabel, afrondingsinterval in minuten);
• Lijstvoorkeuren en Standaardinstellingen workflow.

Per instelling zie je de Huidige effectieve waarde en waar die vandaan komt (jouw persoonlijke instelling, de afdelingsstandaard, de kantoorstandaard of de productstandaard). Opslaan met Kantoorstandaard opslaan of Afdelingsstandaard opslaan.

Koppelingen

Koppel externe systemen: E-mail & agenda en Documenten (Microsoft 365, SharePoint, OneDrive), Boekhouding (bijvoorbeeld Exact Online), Betalen, E-factureren (Peppol), Identiteit & KYC en Ondertekenen. Elke koppeling vermeldt de EU-regio waar de gegevens doorheen lopen; een koppeling buiten de EU is geblokkeerd onder het EU-only beleid. Verbinden doe je met Verbinden (dit opent een toestemmingsstap), verbreken met Verbreken.

Voor Microsoft 365 geeft elke medewerker daarnaast zélf toestemming voor het eigen postvak via de knop Koppel Microsoft 365 die in de app verschijnt.

De video toont een duidelijk gelabelde, privacyveilige illustratie van de Microsoft-inlogstappen; dit is geen live aanmelding. Het voorbeeldadres is synthetisch, het wachtwoordveld bevat alleen vaste bolletjes en MFA — als het tenantbeleid die vereist — en het echte toestemmingsscherm worden afgeschermd. Ook de callback en gekoppelde status zijn synthetisch; alleen de postvakmappen komen uit de echte Basenet-interface.

Deze tweede opname bewijst de echte Microsoft Graph-verzendflow: een gesaniteerd testbericht wordt in Basenet opgesteld, via Microsoft 365 verzonden en daarna vanuit de map Verzonden teruggelezen. Adressen zijn in de opname vervangen door een synthetisch .invalid-adres.

Beheer en toegang (alleen beheerder)

Gebruikers

Het medewerkersoverzicht: wie heeft toegang, met welk e-mailadres, en is het account Actief. Hier beheer je ook afdelingen en rollen — de eerste stappen van de Snelstart.

Toegangsniveaus

Permissiegroepen op recordniveau: wie mag welke dossiers, relaties en documenten zien. Met de uitleg-tester Toegang verklaren controleer je waarom iemand iets wel of niet mag: kies Gebruiker, Toegangsniveau, Afdeling van record en Bewerking, klik op Verklaren, en je ziet letterlijk de doorslaggevende regel.

Maatwerkvelden

Eigen velden per entiteit (bijvoorbeeld een extra veld op dossiers), met Sleutel, Label, Type, Verplicht en een afbakening per rechtsgebied. Aanmaken met Nieuw veld → Veld aanmaken.

AI-functies

De hoofdschakelaar voor de AI-laag, per functie Aan of Uit: Dossierassistent (Q&A met bronnen), Dossiersamenvatting, Tijdlijn van de zaak, Termijnen extraheren, Concepten (e-mail) en Factuurnarratief. Zoals de pagina zelf zegt: “Staat een functie uit, dan is hij overal afwezig en weigert de server elke aanroep. AI stelt voor; medewerkers accepteren — er wordt nooit automatisch iets weggeschreven.” Voor cliënten of de NOvA exporteer je per dossier een AI-gebruiksrapport.

Auditlog

Het Auditlog is “alleen-toevoegen, manipulatiebestendig”: elke wijziging, aanmelding en export in het kantoor, met Tijdstip, Actor, Actie en de betrokken gegevens. Handig bij vragen als “wie heeft dit document verwijderd?” — en een vereiste voor verantwoording achteraf.