Kantoorconfiguratie

Richt kantoorstandaarden, dossiervarianten, uurtarieven, sjablonen en beheerfuncties in.

English version: /guides/office-configuration

Wat is dit? Onder Instellingen staan persoonlijke, kantoorbrede en beheerdersinstellingen. Welke kaarten je ziet hangt af van je rechten. Deze pagina behandelt de onderdelen waarmee je de werkwijze van het kantoor configureert; algemene gebruikers- en toegangsinstellingen staan in Instellingen.

Administratieve standaardinstellingen

Open Instellingen → Kantoor → Administratieve standaardinstellingen. Kantoorstandaarden kunnen optioneel per Afdeling worden verfijnd. De volgorde is: persoonlijke instelling, afdelingsstandaard, kantoorstandaard en daarna productstandaard. Bij elke instelling toont Huidige effectieve waarde welke waarde nu geldt en uit welke laag die komt.

Je kunt hier instellen:

• Briefpapierkop en Briefpapiervoet;
• Standaardinstellingen e-mailarchivering: automatisch archiveren en de standaardmap;
• E-mailhandtekening voor nieuwe berichten en antwoorden;
• Standaardinstellingen tijdschrijven: standaard declarabel en afrondingsinterval;
• Kantoorbreed uurtarief: het terugvaltarief wanneer een medewerker geen eigen kantoortarief heeft; leeg betekent geen tarief uit deze laag, terwijl € 0 een echt nultarief is;
• Lijstvoorkeuren, Voorkeuren dossierdetail en Standaardinstellingen workflow;
• Timer automatisch starten bij dossier en Dossiers verwijderen;
• de Leveranciersidentiteit facturatie voor UBL- en Peppol-facturen.

De Archiefbewaartermijn is zichtbaar maar op deze pagina nog niet bewerkbaar; die wordt via de API ingesteld. Sla een laag op met Kantoorstandaard opslaan of Afdelingsstandaard opslaan. Met Kantoorstandaard wissen of Afdelingsstandaard wissen valt Basenet terug op de volgende beschikbare laag.

Dossiervarianten

Open Instellingen → Kantoor → Dossiervarianten. Een beheerder met kantoorbrede instellingsrechten kan hier bepalen welke optionele dossiertypen Beschikbaar zijn voor nieuwe dossiers. Catalogusvarianten zonder aparte entitlement zijn altijd beschikbaar.

Per variant kun je de kernvelden aanpassen:

1. Zet Zichtbaar aan of uit.
2. Vul eventueel een Afwijkend label in.
3. Vul eventueel een Afwijkende volgorde in.
4. Klik op Veld opslaan.

Met Standaard herstellen verwijder je de aanpassing voor dat veld. Een sterretje geeft een verplicht veld aan. Het label Vrije tekstinvoer markeert een veld dat als vrije tekst wordt ingevuld.

Uurtarieven

Open Instellingen → Kantoor → Uurtarieven. Hier beheer je per medewerker het kantoorbrede standaarduurtarief en de geldigheidsperiode.

1. Klik op Tarief toevoegen.
2. Kies de Medewerker, vul Tarief (€) in en stel eventueel Geldig vanaf en Geldig tot in.
3. Klik op Toevoegen.

Per bestaand tarief kun je Bewerken of Verwijderen. Per medewerker mogen periodes niet overlappen en de einddatum moet na de begindatum liggen. Alleen medewerkers met een gekoppelde login kunnen in de keuzelijst een nieuw tarief krijgen. Geïmporteerde regels voor een niet-herkende medewerker blijven wel zichtbaar als Onbekende medewerker, zodat een beheerder ze kan corrigeren of verwijderen.

Brief- en e-mailsjablonen

Open Instellingen → Kantoor → Briefsjablonen. Deze pagina bevat zowel Briefsjablonen als E-mailsjablonen.

Voor een briefsjabloon:

1. Klik op Word-sjabloon uploaden en kies een geldig .docx-bestand.
2. Geef het sjabloon een Naam en kies bij Beschikbaar voor het hele kantoor, een afdeling of een rechtsgebied.
3. Kies eventueel een Voorbeelddossier en klik op Voorbeeld maken om de gevonden samenvoegvelden te controleren.
4. Los velden onder Nog niet ingevuld op; Basenet maakt ontbrekende waarden nooit stil leeg.
5. Klik op Sjabloon opslaan en zet het sjabloon zo nodig op Actief.

Elke upload van een Word-sjabloon blijft als afzonderlijke, onveranderlijke versie bewaard. E-mailsjablonen hebben een Onderwerp, Inhoud, optionele afdeling en Type dossier. Wijzigingen aan e-mailsjablonen zijn direct van kracht en hebben geen aparte versiegeschiedenis.

Meldingen

Instellingen → Persoonlijk → Meldingsvoorkeuren geldt alleen voor je eigen account. Kies per categorie — Termijnescalaties, Vermeldingen en Compliance-screeninghits — voor Direct, Dagelijkse samenvatting, Wekelijkse samenvatting of Uit (geen samenvatting). Dagelijkse en wekelijkse samenvattingen worden in de app gebundeld; Basenet verstuurt hiervoor geen e-mail.

Sync-apparaten

Onder Instellingen → Persoonlijk → Sync-apparaten beheer je je eigen computers voor de Blinqx Offline Sync-app. Klik op Apparaat koppelen, geef een herkenbare Apparaatnaam en kies het Platform. Basenet toont daarna een Apparaattoken maar één keer; kopieer het token en het Serveradres direct naar de desktop-app. Met Loskoppelen stopt het apparaat onmiddellijk met synchroniseren. Een apparaat kan alleen documenten spiegelen die jij zelf mag zien.

Prullenbak

Beheerders met dossierbeheerrechten openen Instellingen → Beheer en toegang → Prullenbak. De lijst toont verwijderde dossiers met Dossiernummer, Naam, Verwijderd door, Verwijderd op en Reden. Klik bij een dossier op Herstellen en daarna op Herstel bevestigen om het weer actief te maken. Een gewoon handmatig verwijderd dossier blijft herstelbaar. Een dossier dat door het bewaarbeleid is verwijderd, wordt na de bewaartermijn en herstelperiode definitief opgeschoond en kan daarna niet meer worden hersteld.