Cliëntacceptatie & onboarding

Wwft-cliëntacceptatie vastleggen en de cliënt toegang geven tot het cliëntenportaal.

English version: /guides/client-onboarding

Wat is dit? Voordat een kantoor voor een cliënt aan de slag gaat, moet de identiteit van die cliënt worden vastgesteld en gecontroleerd. Dat is een wettelijke verplichting (Wwft, de Nederlandse wet tegen witwassen en terrorismefinanciering) — geen optionele stap. Daarna kun je de cliënt toegang geven tot het cliëntenportaal, zodat die zelf documenten, berichten en facturen kan inzien.

Deel 1 — Cliëntacceptatie (Wwft)

Wanneer is een controle verplicht?

Bij (bijna) elke nieuwe cliënt moet je vaststellen wie de cliënt is vóórdat je inhoudelijk werk start. Dit heet cliëntenonderzoek of CDD (Customer Due Diligence). Twijfel je in een specifieke situatie? Overleg met een partner of de compliance-verantwoordelijke van je kantoor.

Zo leg je de acceptatie vast

1. Maak de cliënt aan als relatie (zie Relaties) en open het tabblad Compliance van die relatie.
2. Is het een bedrijf? Haal de registergegevens op via KvK-import → Importeren uit KvK → Opzoeken → Toepassen. Daarbij worden ook de geregistreerde Ultimate beneficial owners (UBO’s) getoond.
3. Leg bij een particulier zo nodig het BSN vast via BSN instellen → Valideren en opslaan. Het BSN is extra beveiligd en alleen zichtbaar met een aparte permissie.
4. Beoordeel het risico en leg de beslissing vast onder Cliëntacceptatie (Wwft): kies de status (Geaccepteerd, Afgewezen of In behandeling), het Wwft-risico (Laag, Middel of Hoog) en de geldig-tot-datum, voeg eventueel een Notitie toe en klik op Beslissing bevestigen.

Waar let je extra op?

• UBO — bij organisaties moet ook de uiteindelijk belanghebbende (de persoon die de organisatie feitelijk controleert) worden vastgesteld.
• PEP — bekleedt een cliënt of UBO een politiek prominente functie (of heeft die bekleed), dan is verscherpte controle nodig; de PEP-status staat op het Compliance-tabblad.
• BSN — kopieer dit nooit los naar e-mails of documenten buiten het dossier.
• Levert de controle iets bijzonders op (PEP-signaal, onduidelijke UBO-structuur, sanctietreffer)? Meld het bij een partner of de compliance-verantwoordelijke voordat het dossier verder gaat.

Zo zie je of de acceptatie rond is

Open de relatie → tabblad Compliance. Daar staan de Acceptatiestatus, de geldigheidsdatum en de Eerdere beslissingen. Staat de status niet op Geaccepteerd, rond de acceptatie dan eerst af.

Deel 2 — De cliënt toegang geven tot het portaal

1. Klik in de linkerbalk op Cliëntportaal. Je komt op Portaalbeheer — “Beheer cliënttoegang en onboarding per dossier”.
2. Open het dossier waarvoor je toegang wilt regelen.
3. Onder Cliënttoegang zie je wie al toegang heeft. Klik op Nieuwe cliënt toevoegen en vul het e-mailadres van de cliënt in.
4. Wil je de cliënt stap voor stap door de kennismaking leiden (gegevens controleren, stukken aanleveren)? Start dan de Begeleide onboarding — de cliënt ontvangt een persoonlijke link.

De cliënt logt daarna in met een eenmalige inloglink per e-mail — zonder wachtwoord. Wat de cliënt precies ziet, staat op de pagina Cliëntenportaal; die pagina kun je met cliënten delen.

Welke documenten de cliënt ziet, bepaal jij: alleen stukken met Publiceren naar portaal op Ja (zie Documenten & e-mail) en afspraken met het vinkje Zichtbaar voor cliënt in portaal.