---
title: Kantoorconfiguratie
description: Richt kantoorstandaarden, dossiervarianten, uurtarieven, sjablonen en beheerfuncties in.
---

> English version: [/guides/office-configuration](/guides/office-configuration)

**Wat is dit?** Onder **Instellingen** staan persoonlijke, kantoorbrede en beheerdersinstellingen. Welke kaarten je ziet hangt af van je rechten. Deze pagina behandelt de onderdelen waarmee je de werkwijze van het kantoor configureert; algemene gebruikers- en toegangsinstellingen staan in [Instellingen](/handleiding/instellingen).

<video src="/media/handleiding/video-kantoorconfiguratie.mp4" controls playsinline width="100%">
  <track kind="subtitles" src="/media/handleiding/video-kantoorconfiguratie.vtt" srclang="nl" label="Nederlands" default>
</video>

## Administratieve standaardinstellingen

Open **Instellingen** → **Kantoor** → **Administratieve standaardinstellingen**. Kantoorstandaarden kunnen optioneel per **Afdeling** worden verfijnd. De volgorde is: persoonlijke instelling, afdelingsstandaard, kantoorstandaard en daarna productstandaard. Bij elke instelling toont **Huidige effectieve waarde** welke waarde nu geldt en uit welke laag die komt.

Je kunt hier instellen:

- **Briefpapierkop** en **Briefpapiervoet**;
- **Standaardinstellingen e-mailarchivering**: automatisch archiveren en de standaardmap;
- **E-mailhandtekening** voor nieuwe berichten en antwoorden;
- **Standaardinstellingen tijdschrijven**: standaard declarabel en afrondingsinterval;
- **Kantoorbreed uurtarief**: het terugvaltarief wanneer een medewerker geen eigen kantoortarief heeft; leeg betekent geen tarief uit deze laag, terwijl € 0 een echt nultarief is;
- **Lijstvoorkeuren**, **Voorkeuren dossierdetail** en **Standaardinstellingen workflow**;
- **Timer automatisch starten bij dossier** en **Dossiers verwijderen**;
- de **Leveranciersidentiteit facturatie** voor UBL- en Peppol-facturen.

De **Archiefbewaartermijn** is zichtbaar maar op deze pagina nog niet bewerkbaar; die wordt via de API ingesteld. Sla een laag op met **Kantoorstandaard opslaan** of **Afdelingsstandaard opslaan**. Met **Kantoorstandaard wissen** of **Afdelingsstandaard wissen** valt Basenet terug op de volgende beschikbare laag.

## Dossiervarianten

Open **Instellingen** → **Kantoor** → **Dossiervarianten**. Een beheerder met kantoorbrede instellingsrechten kan hier bepalen welke optionele dossiertypen **Beschikbaar** zijn voor nieuwe dossiers. Catalogusvarianten zonder aparte entitlement zijn altijd beschikbaar.

Per variant kun je de kernvelden aanpassen:

1. Zet **Zichtbaar** aan of uit.
2. Vul eventueel een **Afwijkend label** in.
3. Vul eventueel een **Afwijkende volgorde** in.
4. Klik op **Veld opslaan**.

Met **Standaard herstellen** verwijder je de aanpassing voor dat veld. Een sterretje geeft een verplicht veld aan. Het label **Vrije tekstinvoer** markeert een veld dat als vrije tekst wordt ingevuld.

## Uurtarieven

Open **Instellingen** → **Kantoor** → **Uurtarieven**. Hier beheer je per medewerker het kantoorbrede standaarduurtarief en de geldigheidsperiode.

1. Klik op **Tarief toevoegen**.
2. Kies de **Medewerker**, vul **Tarief (€)** in en stel eventueel **Geldig vanaf** en **Geldig tot** in.
3. Klik op **Toevoegen**.

Per bestaand tarief kun je **Bewerken** of **Verwijderen**. Per medewerker mogen periodes niet overlappen en de einddatum moet na de begindatum liggen. Alleen medewerkers met een gekoppelde login kunnen in de keuzelijst een nieuw tarief krijgen. Geïmporteerde regels voor een niet-herkende medewerker blijven wel zichtbaar als **Onbekende medewerker**, zodat een beheerder ze kan corrigeren of verwijderen.

## Brief- en e-mailsjablonen

Open **Instellingen** → **Kantoor** → **Briefsjablonen**. Deze pagina bevat zowel **Briefsjablonen** als **E-mailsjablonen**.

Voor een briefsjabloon:

1. Klik op **Word-sjabloon uploaden** en kies een geldig `.docx`-bestand.
2. Geef het sjabloon een **Naam** en kies bij **Beschikbaar voor** het hele kantoor, een afdeling of een rechtsgebied.
3. Kies eventueel een **Voorbeelddossier** en klik op **Voorbeeld maken** om de gevonden samenvoegvelden te controleren.
4. Los velden onder **Nog niet ingevuld** op; Basenet maakt ontbrekende waarden nooit stil leeg.
5. Klik op **Sjabloon opslaan** en zet het sjabloon zo nodig op **Actief**.

Elke upload van een Word-sjabloon blijft als afzonderlijke, onveranderlijke versie bewaard. E-mailsjablonen hebben een **Onderwerp**, **Inhoud**, optionele afdeling en **Type dossier**. Wijzigingen aan e-mailsjablonen zijn direct van kracht en hebben geen aparte versiegeschiedenis.

## Meldingen

**Instellingen** → **Persoonlijk** → **Meldingsvoorkeuren** geldt alleen voor je eigen account. Kies per categorie — **Termijnescalaties**, **Vermeldingen** en **Compliance-screeninghits** — voor **Direct**, **Dagelijkse samenvatting**, **Wekelijkse samenvatting** of **Uit (geen samenvatting)**. Dagelijkse en wekelijkse samenvattingen worden in de app gebundeld; Basenet verstuurt hiervoor geen e-mail.

## Sync-apparaten

Onder **Instellingen** → **Persoonlijk** → **Sync-apparaten** beheer je je eigen computers voor de Blinqx Offline Sync-app. Klik op **Apparaat koppelen**, geef een herkenbare **Apparaatnaam** en kies het **Platform**. Basenet toont daarna een **Apparaattoken** maar één keer; kopieer het token en het **Serveradres** direct naar de desktop-app. Met **Loskoppelen** stopt het apparaat onmiddellijk met synchroniseren. Een apparaat kan alleen documenten spiegelen die jij zelf mag zien.

## Prullenbak

Beheerders met dossierbeheerrechten openen **Instellingen** → **Beheer en toegang** → **Prullenbak**. De lijst toont verwijderde dossiers met **Dossiernummer**, **Naam**, **Verwijderd door**, **Verwijderd op** en **Reden**. Klik bij een dossier op **Herstellen** en daarna op **Herstel bevestigen** om het weer actief te maken. Een gewoon handmatig verwijderd dossier blijft herstelbaar. Een dossier dat door het bewaarbeleid is verwijderd, wordt na de bewaartermijn en herstelperiode definitief opgeschoond en kan daarna niet meer worden hersteld.